Benchmarking untuk Tentukan Langkah Maju

KEMAJUAN perusahaan tentu tidak bisa dilepaskan dari peran aktif setiap pegawainya. Namun untuk terus maju kita juga harus membuka mata untuk melihat apa yang dilakukan oleh para kompetitor kita. Itulah mengapa kita perlu melakukan benchmark.

Berikut ini tips melakukan benchmark yang saya ambil dari Majalah Sinergi 46 edisi Februari 2009.

Kata “benchmark” atau studi banding mungkin sering kita dengar dan kita biasa mengasosiasikannya dengan para pejabat berjas dan berdasi yang melancong ke luar negeri untuk melakukan studi banding. Mungkin juga kita langsung membayangkan hal yang rumit yang hanya bisa dan boleh dilakukan oleh kantor pusat perusahaan kita.

Padahal, benchmark bisa dilakukan secara sederhana oleh para pegawai untuk meningkatkan performa kegiatan sehari-hari di perusahaan tempat bekerja.

Benchmark pada dasarnya perlu dilakukan untuk mengetahui posisi kita di hadapan pesaing. Hal ini dapat menjadi acuan dalam membuat berbagai perbaikan menuju performa yang ekselen.

Mari kita lihat beberapa hal yang bisa dilakukan untuk melakukan benchmark:

Kenali diri kita lebih dekat
Untuk melakukan benchmark, hal paling pertama perlu dilakukan adalah mengenal dengan baik organisasi kita sendiri. Mulai dari fungsi, proses, hingga performa. Hal ini bisa dilakukan dengan mengkaji proses dan mempelajari dokumen yang ada. Bisa juga melakukan wawancara informal dengan nasabah untuk menggali pendapat dan harapan mereka.

Ini penting dilakukan sebelum mempraktikkannya kepada perusahaan pesaing. Jadi kita harus tahu dahulu organisasi kita sendiri sebelum membandingkannya dengan organisasi lain.


Tentukan subjek benchmark
Setelah mengenal lebih dekat organisasi sendiri, kini kita tentukan subjek yang akan kita benchmark. Ini tidak serta-merta berarti sebuah proses yang dirasa keliru dalam organisasi. Bisa saja berupa standard layanan atau varian produk.

Perlu dipahami bahwa benchmark dilakukan untuk mengetahui posisi kita dibandingkan pesaing. Misalnya selama ini standard waktu kita dalam melayani nasabah adalah tujuh menit. Bagi kita hal itu mungkin sudah baik. Tapi kita perlu membandingkannya dengan pesaing kita. Jangan-jangan mereka menerapkan standard lima menit. Kalau begitu, berarti kita lebih lambat dua menit dibandingkan mereka.

Itu artinya ada yang perlu kita perbaiki. Kalau kita tidak melakukan benchmark, kita berada di “zona nyaman” karena merasa kita sudah baik. Padahal, pesaing kita berlari lebih cepat di depan kita.


Tentukan perusahaan yang akan di-benchmark
Kalau sudah menentukan subjek yang akan di-benchmark, kini kita perlu menentukan perusahaan yang akan kita benchmark. Hal yang perlu diperhatikan dalam memilih perusahaan target benchmark adalah performa perusahaan tersebut. Pilihlah perusahaan yang memiliki performa terbaik, terutama pada hal yang kita ingin benchmark. Kita tentu ingin membandingkan dengan kompetitor terbesar, kan? Karena tujuan kita tentunya kita ingin menjadi lebih baik.


Lakukan riset
Kalau sudah memilih perusahaan yang akan di-benchmark, mulailah lakukan riset. Ada berbagai cara. Salah satunya dengan menjadi mystery shopper. Kalau metode ini yang anda pilih, datanglah ke perusahaan tersebut sebagai konsumen. Lepaskan atribut perusahaan yang menempel pada diri anda. Lakukan survei secara teliti, tapi jangan mencatat apapun. Ingat-ingat dengan baik semua detail yang anda lihat dan rasakan. Bertanyalah tentang apapun yang anda ingin ketahui layaknya seorang nasabah.


Buatlah laporan lengkap
Laporan lengkap setelah melakukan benchmark sangat penting. Selain sebagai dokumentasi, hal itu dapat menjadi salah satu sumber acuan untuk melakukan perbaikan. Bagaimana kita mau menentukan langkah perbaikan jika tidak ada acuan tertulis dan lengkap.


Tidak sulit kan melakukan benchmark. Ini bisa menjadi cara efektif untuk menentukan langkah perbaikan. Selamat mencoba!